L’information fait partie du patrimoine stratégique des organisations. Sans information, il n’existe pas de possibilités de développer de nouveaux produits ou services, ni de possibilité de développer de la connaissance. Encore faut-il en maitriser les flux, comme on sait le faire depuis longtemps, par exemple, pour des flux financiers. D’où l’intérêt de mieux piloter l’information et ainsi permettre aux organisations d’accroître leurs capacités à comprendre et décrypter leurs environnements. Ce pilotage aide également à valoriser les différents éléments qui constituent des écosystèmes, qui sont souvent complexes.

Figure 7 : L’information : sacrée pieuvre

En fait, l’information est un objet très complexe. Non seulement elle porte un contenu, mais lui sont associés une forme, un poids, des droits d’accès, des dépendances techniques et surtout un contexte. Elle a par ailleurs une valeur, un coût, une criticité, une intégrité, voire une disponibilité plus ou moins forte selon l’étape de son cycle de vie. En outre, en fonction du niveau de maturité de l’organisation qui l’utilise, l’information peut apporter différents types de services, situés à des niveaux stratégiques ou opérationnels fort différents.

Le vocabulaire utilisé en entreprise pour qualifier l’information est une conséquence indirecte de la multiplicité des combinaisons possibles, notamment sur les dimensions « droits », « criticité » ou encore « valeur ». On trouvera ainsi différentes appellations telles que : actif informationnel, patrimoine intangible et/ou informationnel, informations à valeur probante, informations engageantes, donnée, data, information critique, information intègre, information intelligente, informations métier, « records » etc.

Figure 8 : L’information : tout simplement complexe

Chaque nom donné, représentant une famille d’informations, dispose en fait d’un périmètre propre, qui souvent peut être le même d’une appellation à une autre. Il est défini de façon formelle selon des critères précisés, ou de façon informelle selon des jugements d’expériences liés aux métiers de l’organisation. Ce qui ne facilite pas la tâche de recensement de l’information. L’important est dans la définition que vous en ferez et qui remportera le moins de freins.

Les Entreprises et Organisations ont fortement développé leur dépendance à l’information non structurée. Elle alimente désormais son système nerveux, vital pour un fonctionnement performant. Mais nous sommes encore à un fonctionnement de type réflexe, …rapide mais primaire. La Gouvernance de l’Information permet de développer le cerveau collectif et pour y arriver, de partager des règles basiques ou avancées, de relier les organes…isations. Ce sont les outils de cette Gouvernance, fédérant collaboratif, GED et Archivage, qui devront amener ces règles « sous la souris » au quotidien, imposer et faciliter leur respect : le « chacun pour soi » devenant « un pour tous ».

Cet article est extrait du livre blanc 2012 de la gouvernance de l’information (à télécharger ICI) – qui a été réalisé par un collectif de 33 personnes venant de 26 organisations ayant participées à l’observatoire, un grand merci pour leurs participations : Anthony PONCIER, Cécile DARAGNES, Christophe POULIQUEN, Cindy BOULLIER, Daniel COLAS, Dilomama KONE, Dominique MEGARD, Emilie OGEZ, Emilie TAVEL-BESSON, Eric DOYEN, Eva SODOMOVA, Fabien GRENET, Fabrice DANQUIGNY, Florent BAVOUS, Hamid ATTEMANE, Isabelle KERAUDREN, Isabelle SALADIN, Jean Pascal PERREIN, Jean-Christophe DICHANT, Jean-Christophe MARCOUX, Jérôme THUEZ, Maria Isabel OSORIO, Nicolas DESACHY, Olivier FAURA, Patricia MABILLEAU, Reidun VALO, Sébastien MANACH, Thomas LOVY, William BRES, Yves SARAZIN, Yves SIMON. A titre d’information, ces personnes faisant partie des organisations : Banque Centrale du Luxembourg, Caisse Nationale de Sécurité Sociale (Burkina Faso), Council of Europe, GDF SUEZ, Generali, Keycide, Lecko, Ministère de la Défense, PSA Peugeot Citroën, RCAR Maroc, Saint Gobain, SPR Pays de la Loire, TOTAL, Veolia Transdev, …