La gouvernance de l’information passe du concept à la réalité par le biais d’une instance de gouvernance, organisation représentée par une équipe ou un individu, dont la mission est d’apporter un meilleur pilotage de l’information, notamment par des actions de conduite du changement et par des développements de nouvelles offres de services enrichis.

Elle a notamment comme mission d’offrir aux utilisateurs la possibilité de faire évoluer leurs comportements vis-à-vis de l’information et d’améliorer leurs usages.

Son mode d’interaction est d’abord influent, puis référent, directif et finalement répressif (source GouvInfo 2012). Elle travaille avec tous les acteurs de l’organisation et c’est à ce titre qu’elle est directement rattachée à la Direction Générale ou équivalent.

Figure 6 : L’instance : de nombreux acteurs impliqués

Cette instance est une organisation qui peut être transverse ou dédiée. Le délai moyen nécessaire pour obtenir une décision de mise en place de cette instance est de 12 mois. Il faut ensuite compter en moyenne 11 mois pour la rendre opérationnelle (source GouvInfo 2012). Autrement dit, de la prise de conscience initiale à l’implémentation finalisée, on peut considérer que le cycle de transformation dure 2 ans.

Cette instance, lorsqu’elle existe dans nos organisations, est en général présente sous une forme partielle, dans le sens où elle ne couvre, le plus souvent, qu’une partie de l’information. C’est une entité historiquement positionnée en tant que maîtrise d’ouvrage d’une solution à fort usage d’information (gestion de référentiels de documents, outils de veille, solution de knowledge management, référentiels de données métier, etc.). Ce service dédié élargit son périmètre en intégrant d’autres réponses à des enjeux plus stratégiques (processus par de la dématérialisation, risque par le records management, etc.). Il sort de la DSI pour être de plus en plus porté par la Direction Générale, Secrétariat général, ou équivalent.

Lorsqu’elle n’existe pas, c’est au mieux un ensemble de rôle portés par plusieurs personnes, que l’on retrouve en général à la Direction juridique, la Direction des Systèmes d’Information, la sécurité, le risque management, le contrôle interne, etc.

Figure 26 : L’instance : « Avez-vous une instance de gouvernance, si oui quel est son rattachement ? »

« Le métier de la DSI évolue, se transforme : il ne s’agit plus d’assurer qu’un support mais de garantir un alignement sur la stratégie de l’entreprise et plus encore contribuer à la création de valeur (et le prouver en la mesurant !). Faire en sorte que les SI soient un moteur de transformation de l’entreprise.

Ses outils

Gérer des référentiels, des politiques, des règles métiers nécessite un accompagnement technique pour que l’instance assoie sa légitimité. Être dans une position d’apport de services pour mieux maitriser l’information constitue un chalenge directement lié à la capacité que peut avoir l’instance à maitriser ses propres référentiels.

Pouvoir s’appuyer sur des outils dynamiques qui gèrent les fondamentaux de la gouvernance de l’information est un facteur clef de succès. Le tableur est un passage obligé qui peut, et doit, dans le temps, se renforcer par l’usage d’autres outils plus intégrés avec les Systèmes d’Informations.

Figure 28 : L’instance : « Quels seraient ses outils ? »

 

---

Cet article est extrait du livre blanc 2012 de la gouvernance de l’information (à télécharger ICI) – qui a été réalisé par un collectif de 33 personnes venant de 26 organisations ayant participées à l’observatoire, un grand merci pour leurs participations : Anthony PONCIER, Cécile DARAGNES, Christophe POULIQUEN, Cindy BOULLIER, Daniel COLAS, Dilomama KONE, Dominique MEGARD, Emilie OGEZ, Emilie TAVEL-BESSON, Eric DOYEN, Eva SODOMOVA, Fabien GRENET, Fabrice DANQUIGNY, Florent BAVOUS, Hamid ATTEMANE, Isabelle KERAUDREN, Isabelle SALADIN, Jean Pascal PERREIN, Jean-Christophe DICHANT, Jean-Christophe MARCOUX, Jérôme THUEZ, Maria Isabel OSORIO, Nicolas DESACHY, Olivier FAURA, Patricia MABILLEAU, Reidun VALO, Sébastien MANACH, Thomas LOVY, William BRES, Yves SARAZIN, Yves SIMON. A titre d’information, ces personnes faisant partie des organisations : Banque Centrale du Luxembourg, Caisse Nationale de Sécurité Sociale (Burkina Faso), Council of Europe, GDF SUEZ, Generali, Keycide, Lecko, Ministère de la Défense, PSA Peugeot Citroën, RCAR Maroc, Saint Gobain, SPR Pays de la Loire, TOTAL, Veolia Transdev, …