[Cet article rédigé par Marie-Laurence Dubois provient d’Océan Bleu 2020, que vous pouvez retrouver sur la page des téléchargements.]

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La gouvernance de l’information est avant tout l’ensemble des décisions et des actions qu’une organisation prend pour gérer l’ensemble des informations qu’elle produit et reçoit. Cela concerne tant les contenus informationnels numériques que physiques quel que soit le support, la forme ou la date de création de ce contenu.  Pour en garantir la réussite, cela doit être pensé en lien étroit avec les objectifs stratégiques de l’entreprise en respectant la culture de l’organisation et ses processus métiers.

Mener un projet de gouvernance de l’information dans une entreprise, c’est mettre en place un écosystème qui permette d’agir sur l’ensemble de l’information produite et reçue par l’organisation. Cet écosystème nécessite de remettre en question les processus métiers et organisationnels de l’entreprise en impliquant les personnes qui agissent sur ces processus.

C’est bien en interrogeant les personnes et les processus en place que l’on peut revoir et améliorer la gouvernance de l’entreprise, les choix des outils technologiques viendront ensuite pour faciliter l’ensemble, pas l’inverse. Malheureusement beaucoup d’entreprises pensent que la gouvernance de l’information se résume à choisir des technologies et outils IT et que tout sera plus simple en changeant simplement d’outil ou en intégrant telle technologie.

Le concept de gouvernance de l’information est aujourd’hui parfois galvaudé par certains prestataires. En en faisant un outil marketing pour valoriser leur offre spécifique, ils laissent croire qu’il s’agit d’une simple gestion de projet parmi d’autres et n’intègrent pas la vue d’ensemble que nécessite la réflexion autour des enjeux d’une bonne gouvernance des informations. À savoir intégrer dès la production d’un document ou d’une donnée l’ensemble de son cycle de vie tout en garantissant la sécurité, l’accessibilité, l’intégrité, l’authenticité et la pérennité de ce contenu informationnel. Cela a souvent pour conséquence directe de desservir les professionnels de l’information (documentalistes, gestionnaire de l’information, archivistes) qui tentent en vain de convaincre de la pertinence d’une telle démarche et des coûts que cela comporte.

L’entité en charge de la gouvernance de l’information au sein de l’entreprise devrait en être un service transversal, idéalement proche de la direction générale. Un service qui connaît bien les missions et activités de l’organisation, qui peut faire les liens entre les départements et ce que les employés produisent.

Sa lettre de mission aurait à couvrir, en fonction de la grandeur de l’entreprise et ses missions, des aspects tels qu’établir l’état des lieux des informations de l’entreprise, des politiques et procédures affectant les usages de l’information, qu’elle soit engageante, sensible, personnelle, etc. ; conseiller l’entreprise sur les outils et procédures à mettre en place afin de garantir que les informations stratégiques, engageantes ou importantes soient identifiées dès leur conception dans leurs processus métiers et puissent ensuite être préservées selon leur valeur et/ou éliminées quand cela est nécessaire. Elle doit aussi inclure des aspects relatifs à l’acculturation de l’entreprise, incluant notamment la formation des employés de l’entreprise et en assurant une veille informationnelle et technologique permettant d’adapter les stratégies mises en place.

Étant donné ma fonction de présidente au sein de l’association des archivistes francophones belges et par mon travail de consultante en archivage managérial, je suis évidemment consciente des compétences et connaissances acquises par les archivistes et les gestionnaires de l’information ces dernières décennies.

Je pense que ces professionnels disposent de l’expertise utile et pertinente pour gérer la masse d’informations, de documents et des données produites par l’ensemble des organisations et entreprises au 21e siècle. Ils sont donc à même de pouvoir mener à bien les objectifs que l’entreprise se fixe afin d’améliorer sa gouvernance de l’information et cela en bonne concertation avec les responsables juridiques et IT.

L’étymologie même du mot archives, venant du grec ancien árkhô qui signifie commander, nous rappelle que le fait de gouverner est directement lié à la collecte et la préservation des documents afin de permettre un contrôle démocratique par le citoyen et de permettre à tous de bénéficier d’une meilleure cohérence dans les décisions prises. Or, une gouvernance de l’information est un écosystème complexe nécessitant une redéfinition des processus, l’implication des personnes aux profils adéquats et l’utilisation des technologies à la pointe du domaine.

À un niveau opérationnel, les gestionnaires de l’information sont amenés quotidiennement à réfléchir avec les dirigeants d’entreprises ou d’administrations publiques sur la meilleure façon de repenser les pratiques en matière de gestion des actifs documentaires ou des données de l’organisation. Ils sont également un maillon essentiel  pour accompagner ces organisations vers une transition numérique inéluctable, synonyme de changement radical dans les processus de travail, mais également dans la relation à l’écrit, au document authentique, à la donnée.

« Seul on va plus vite, mais ensemble on va plus loin », c’est en associant les compétences des gestionnaires de l’information, des juristes et des informaticiens qu’une organisation se donne toutes les chances de réussir sa gouvernance informationnelle !

 

 

 

 

Marie-Laurence Dubois – Consultante en gestion documentaire et archivage managérial chez Valorescence – Namur Belgique