Le premier pilier de l’instance de gouvernance de l’information est dans la connaissance des référentiels relatifs aux informations de l’organisation : les référentiels de données, de conservation, d’informations confidentielles, d’informations personnelles, etc.

Elle se doit de connaitre ce qui existe, mais n’en est pas forcément responsable, surtout si ces éléments sont déjà gérés par une ou plusieurs autre(s) entité(s) existante. Elle est en revanche responsable des moyens à mettre en œuvre pour favoriser leurs développements et pour assurer la cohérence de l’ensemble. Elle s’appuie pour cela sur des politiques existantes, et favorise la production ou l’adaptation de nouvelles politiques importantes et en rapport avec l’information.

Tout comme les référentiels, elle est garante de la cohérence d’ensemble de ces politiques, ainsi que de leur lisibilité et de leur exploitabilité. Un trop grand nombre de nos politiques sont aujourd’hui illisibles et/ou inexploitables pour les utilisateurs à qui elles s’adressent. Les rendre accessibles d’une part, et cohérentes entre elles d’autre part, favorise grandement une meilleure maitrise de l’information.

Définir les fondamentaux, c’est aussi préciser quelques grands principes et expliciter les possibilités de mise en application. En effet, naviguer dans un environnement complexe nécessite la présence de repères qui donnent une cohérence d’ensemble. Ces principes peuvent être :

• autonomie locale : chaque politique ou référentiel doit pouvoir être utilisé(e) par des entités locales de façon autonome. Mais il faut veiller à conserver un lien fort avec le reste de l’organisation et rester cohérent par rapport aux autres principes fondateurs. Il s’agit donc de déterminer quels sont les éléments essentiels et critiques, qui sont donc obligatoires et quels sont ceux qui apportent une simple souplesse métier et qui sont donc plus suggestifs ;
• homogénéité et harmonie entre les documents : tous les fondamentaux doivent être liés les uns aux autres. Une politique de gestion d’information doit renvoyer vers un référentiel de conservation et vice versa. Exemple : si nécessaire, une politique rédigée autour d’un processus métier doit pouvoir renvoyer vers une politique de gestion des données personnelles. Et vice-versa ;
• simplicité, lecture à 3 niveaux: tous les fondamentaux doivent être représentés à travers un maximum de trois niveaux de lecture et d’interprétation. Un premier niveau accessible à tout le monde, de façon simple, rapide et avec un temps d’appropriation extrêmement court. Un deuxième niveau suffisamment détaillé pour autoriser/faciliter les prises des décisions. Et un troisième niveau apportant une vue technique permettant la mise en œuvre ;
• uniformité des concepts : les termes, concepts, méthodes doivent être uniformes dans leurs définitions et usages. L’exercice est très difficile car il impose une forme d’éducation pouvant aller à l’encontre de la culture de l’organisation. C’est pourquoi l’utilisation de postulats – plutôt que des définitions strictes – peut être considéré comme un moyen réaliste, car respectueux des individus et finalement souvent suffisant. Dans le cas où un formalisme est obligatoire, il convient de passer par une phase plus lourde de définition d’objet métier informationnel, qui intégrera des différences de vocabulaire, souvent immuable (pays, langage métier, etc.) ;
• transparence, pédagogie : la confiance est un élément fondamental pour l’activité de l’instance de gouvernance. Il est important de considérer cette entité comme une structure qui apporte une valeur ajoutée, plutôt qu’une organisation dont la mission est punitive ou répressive. La transparence est le deuxième facteur de succès car elle joue un rôle fondamental dans les rapports entre les individus et l’instance. Enfin, être une présence à la fois active et visible permet de rassurer et de faire comprendre le rôle d’organe facilitateur, qui apporte un support efficace, et propose une aide simple et constante ;

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Il va de soi que la connaissance de l’ensemble de ces référentiels, politique et formalisation de ces principes, peut et doit s’appuyer sur des outils. Simple pour commencer, comme des tableurs, il peut être nécessaire par la suite de passer sur un modèle industriel qui offrirait la possibilité de s’interconnecter avec le Système d’Informations.

Cet article est extrait du livre blanc 2012 de la gouvernance de l’information (à télécharger ICI) – qui a été réalisé par un collectif de 33 personnes venant de 26 organisations ayant participées à l’observatoire, un grand merci pour leurs participations : Anthony PONCIER, Cécile DARAGNES, Christophe POULIQUEN, Cindy BOULLIER, Daniel COLAS, Dilomama KONE, Dominique MEGARD, Emilie OGEZ, Emilie TAVEL-BESSON, Eric DOYEN, Eva SODOMOVA, Fabien GRENET, Fabrice DANQUIGNY, Florent BAVOUS, Hamid ATTEMANE, Isabelle KERAUDREN, Isabelle SALADIN, Jean Pascal PERREIN, Jean-Christophe DICHANT, Jean-Christophe MARCOUX, Jérôme THUEZ, Maria Isabel OSORIO, Nicolas DESACHY, Olivier FAURA, Patricia MABILLEAU, Reidun VALO, Sébastien MANACH, Thomas LOVY, William BRES, Yves SARAZIN, Yves SIMON. A titre d’information, ces personnes faisant partie des organisations : Banque Centrale du Luxembourg, Caisse Nationale de Sécurité Sociale (Burkina Faso), Council of Europe, GDF SUEZ, Generali, Keycide, Lecko, Ministère de la Défense, PSA Peugeot Citroën, RCAR Maroc, Saint Gobain, SPR Pays de la Loire, TOTAL, Veolia Transdev, …