[Cet article rédigé par François Herlent provient d’Océan Bleu 2020, que vous pouvez retrouver sur la page des téléchargements.]

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Une création de poste

En 2016, un nouveau poste est créé pour porter la gouvernance des données à la MAIF. Après 12 années passées au sein de la datafactory (où j’assurais la cohérence fonctionnelle des solutions décisionnelles) c’était pour moi l’opportunité de continuer à enrichir mon expérience et savoir-faire autour de la data tout en travaillant en transversalité avec tous les métiers de l’entreprise.

Ce sujet de la gouvernance a commencé à se structurer en 2014 autour d’un comité exécutif et a abouti 2 ans plus tard à la création d’un collectif opérationnel d’une vingtaine de référents (30 aujourd’hui), un rôle hybride entre le « data owner » et le « data steward.»

Les compétences attendues pour ce poste sont avant tout humaines (écoute, ouverture) pour bien comprendre les enjeux data de l‘entreprise. Il paraît difficile d’assurer un rôle de ce type sans bien connaître l’entreprise, son fonctionnement, ses cultures, et ses réseaux de sachants autour des données. Et il faut être convaincu de la valeur de la donnée.

Statisticien de formation, mon expérience au décisionnel m’a appris qu’on ne peut rien faire en data science sans données de qualité. J’ai pu constater trop souvent les coûts que peut générer un problème de qualité de données dans les systèmes aval : je sais qu’il y a un gain important à l’échelle de l’entreprise par une mise en qualité le plus en amont possible. J’avais donc une sensibilité à la valeur du patrimoine de données et au partage de la connaissance avant de prendre ce poste.

Le Job pour la MAIF

L’ambition de la gouvernance data à la MAIF était dès le départ très large : la responsabilité des données, la description de la donnée, de ses usages, son niveau de qualité, les droits d’usage (règles données personnelles et sécurité, règles solvabilité 2…). Nous savions que la route serait longue, plusieurs années, mais la direction, sans forcément voir tous les enjeux de la gouvernance des données, nous donnait sa confiance pour faire progresser la MAIF sur ce sujet.

Venant de la data factory, j’avais déjà une bonne connaissance des usages des données, mais connaissais peu les métiers en amont (ceux qui font évoluer les outils de CRM, de gestion…). Je savais combien il est important de partager la connaissance, de s’appuyer sur les sachants pour mieux comprendre les données, qu’une donnée sans explication c’est un peu comme un médicament sans son emballage, son usage peut être hasardeux.

Toute entreprise dispose d’un patrimoine d’informations éparpillées, vivantes. Pour la Maif, cela va des données critiques au cœur du métier de l’assurance jusqu’aux données périphériques des partenaires ou des données open data. La gouvernance de ces données nécessite d’abord d’inventorier et valoriser ce patrimoine avec les sachants, puis d’en maîtriser les règles d’usages élaborées avec les experts autour de la donnée, pour enfin mieux partager cette connaissance avec les utilisateurs pour en développer les usages. Car finalement, une donnée gouvernée c’est quoi ? C’est une donnée accessible, compréhensible et de qualité pour que les utilisateurs et les projets puissent en exploiter tout le potentiel.

La longue route vers la gouvernance du patrimoine data :

En 2016, lors de ma prise de fonction, nous avions un ensemble de référents, issus des métiers de la MAIF, et orientés vers les usages autour des domaines fonctionnels du SI. Nous avions aussi un comité exécutif proche hiérarchiquement de ces référents. Nous avions besoin de regrouper un grand nombre d’expertises autour de la data pour créer une harmonisation des règles d’usage. Il nous fallait être cohérents dans l’animation de l’équipe de référents, et surtout pouvoir apporter un contenu homogène.

Cette même année a donc été créé un comité composé notamment d’expertises autour des données personnelles, de la conservation, de la sécurité, et de l’urbanisme. Le premier travail a été d’inventorier les domaines et leurs contenus, ce qui a nécessité, avec les urbanistes, d’identifier en premier lieu les bonnes personnes dans l’entreprise qui connaissaient l’origine des données, leur sens, leur usage, les « référents » associés à chacun des domaines.

Le collectif humain a été donc créé avant les outils : poser le rôle du référent data, le faire comprendre, évaluer où l’on en est par rapport à nos ambitions, quels objectifs on se donne pour l’an prochain. La comitologie, des experts, des exécutifs donnant un sens et de la consistance à ce collectif.

Un premier succès rapide : l’auto-évaluation annuelle des référents qui a été mise en place dès les premiers mois de ma prise de fonction. Un outil simple, responsabilisant, pour vérifier les progrès du collectif des référents, d’année en année et qui naturellement facilite et mesure aussi l’intégration des référents (renouvelés au 1/3 tous les ans du fait des évolutions des personnes.)

Décloisonner les expertises data :

L’année suivante nous avons commencé, avec les experts, à poser les règles attendues autour des usages : un langage commun, des politiques autour de l’information (sécurité, RGPD, solva2, qualité des données, durées légales de conservation)

Tout cela a nécessité pour fonctionner un « cadre de référence » (bâti avec l’aide précieuse de la société 3org.com). Ce cadre a donné les grands principes sur lesquels nous pouvions bâtir nos règles autour de l’information, en faisant parler entre eux des acteurs ayant des cultures très différentes (juristes, urbanistes, spécialistes sécurité, usagers de la data…).

Faire connaître la démarche gouvernance :

La data est bien plus qu’une affaire de sachants, c’est un patrimoine qui touche 100% des acteurs de la MAIF. Nous devions semer des graines et travailler sur le long terme. L’acculturation à la data s’est concrétisée par le DataDay, une journée annuelle dédiée au sujet, amenant des réflexions externes sous forme de conférences, sur des sujets d’avant-garde et en lien avec la stratégie de la MAIF.

Destinée aux salariés du siège, cette journée accueille depuis 4 ans plusieurs centaines de personnes et remporte un vif succès. C’est aussi un moment phare pour faire connaître notre démarche, renforcer notre légitimité, ainsi que celle du rôle de référent dans l’entreprise, faire comprendre la valeur apportée par notre collectif.

Cela reste aussi un moyen de se challenger vis-à-vis de l’extérieur, de se comparer aux autres, d’intégrer des pratiques innovantes, de chercher des outils ou des méthodes appropriées à notre contexte. Dans cet esprit d’ouverture vers l’extérieur, nous avons participé en 2017 au concours des IAI Awards de l’association GouvInfo IAI et avons été élus Lauréats. Une expérience qui a permis de valoriser la démarche de la MAIF et de nous rassurer sur la longue route que nous avions choisi d’emprunter… et nous n’étions pas les seuls à prendre ce chemin !

Aujourd’hui pour mon entreprise il reste énormément de choses à faire, mais avec le recul nous avons franchi de nombreuses étapes : le cadre de la gouvernance est formalisé, le dictionnaire de données est en place, le référent est reconnu et impliqué dans les projets, les acteurs sont davantage conscients de la valeur de la donnée et des risques liés à leur sensibilité.

Aujourd’hui pour mon expérience, j’ai découvert un métier passionnant, qui nécessite curiosité, écoute, bienveillance, persévérance et force de conviction tout à la fois. Un métier parfois frustrant, car on ne produit pas directement de la valeur, on ne fait que développer un semis dont la valeur, cultivée par d’autres, apportera le développement nécessaire et attendu par nos sociétaires. C’est un rôle engageant, on est toujours au service du collectif, on évolue avec les priorités et disponibilités des acteurs. Un rôle de facilitateur, de traducteur, on fait en sort que les personnes se parlent, se comprennent et avancent dans la même direction.

Et c’est peut-être là la raison d’être de la gouvernance : relier intelligemment les silos de l’entreprise pour améliorer le partage et la connaissance.

François Herlent –  Responsable de la gouvernance data de la MAIF – Lauréat des IAI-Awards en 2017