[Cet article rédigé par Gérard Bagnoud provient d’Océan Bleu 2020, que vous pouvez retrouver sur la page des téléchargements.]

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La gouvernance de l’information (GI) n’existe pas ex nihilo. Elle doit être appréhendée de façon large, reposer sur de solides bases théoriques et normatives, tout en incorporant une dimension temporelle. Elle fait partie intégrante du bon fonctionnement d’une organisation qui génère et utilise des informations et des données.

 

Une approche transversale

La GI est une approche transversale qui couvre les techniques, l’organisationnel et l’humain à même de prendre en compte le cycle de vie de l’information. Plus précisément, elle chapeaute les rôles et responsabilités, ainsi que les opérations à mener et les outils à développer, pour qu’un organisme, public ou privé, atteigne une meilleure maîtrise de son information (données et documents), qu’elle soit sous forme électronique ou analogique, structurée ou non structurée, quelles que soient la valeur et la sensibilité (criticité) de cette information. La gouvernance de l’information est donc une stratégie organisationnelle à même de gérer, de sécuriser, de partager, de conserver, de valoriser et de maîtriser son information, produite ou reçue.

Il est important que l’organisation de la gouvernance s’appuie sur le fonctionnement de l’entité et sur ses structures. L’organisation de la GI et sa mise en place sont une responsabilité partagée. Chaque acteur ou usager de l’entité en question dispose d’un rôle particulier et de responsabilités qui en découlent. À l’heure de l’Infobésité et autres problèmes de fiabilité de l’information et de protection des données personnelles, la GI doit être perçue comme un outil à même de responsabiliser les producteurs et les usagers de l’information, tout en garantissant sa qualité, sa gestion et sa sécurité dans le temps.

 

De l’organisationnel, de la technique et surtout… de l’humain

Une bonne gouvernance doit passer par la valeur ajoutée humaine. L’humain est un des rouages essentiels à la GI, au même titre que l’organisationnel et la technique. Une bonne gouvernance passe par une base conceptuelle forte, un soutien de la direction de l’institution, des règles claires et applicables, et des moyens de mise en œuvre pratiques et éprouvés. La direction de l’entité concernée organise et dirige son administration. Elle valide les règles associées à la gestion de l’information. Elle est porteuse de la GI et l’inscrit dans son action stratégique, au même titre que la protection et la valorisation des données.

Un service transversal doté de compétences métiers fortes (archiviste, gestionnaire d’information, records manager, documentaliste, etc.) se charge du déploiement et de la mise en application de la gouvernance et de ses bonnes pratiques. Il s’appuie sur l’ensemble des unités internes partenaires ainsi que sur les personnes en lien avec la sécurité de l’information, de sa conservation, de la protection des données personnelles, de leur qualité et leur communicabilité.

Pour sa mission, ce service transversal s’appuie sur un réseau de correspondants. Ceux-ci dépendent de l’autorité hiérarchique de l’unité, mais développent un lien fonctionnel avec l’unité centrale. Les correspondants relaient et déclinent au niveau opérationnel les règles de gouvernance et contribuent à promouvoir la nouvelle culture informationnelle qui en découle.

La gouvernance doit s’appuyer sur une politique générale qui cadre son organisation, ses principes et ses missions. Elle se décline en documents opérationnels de mise en œuvre qui précisent le cadre légal et réglementaire, les rôles et responsabilités, les règles d’usage de l’information (conservation, données personnelles, classification, qualité, etc.), ainsi qu’un glossaire général des termes utilisés et des explications sur les notions théoriques fondamentales.

 

Une démarche d’amélioration continue

Ces fondamentaux ne peuvent se réaliser ni s’appliquer en un jour. Ils doivent donc faire partie d’une démarche d’amélioration continue et d’évaluation. Pour permettre cette évaluation, il convient de prendre en compte des indicateurs basés sur les aspects qualitatifs, comme le Social return on Investment (SRI) ou le Value on Investment (VOI) plus que le traditionnel Return On Investment (ROI). Il s’agit ici de tenir compte d’éléments intangibles tels que l’augmentation de la collaboration, de l’innovation, le partage de connaissances, la réinvention des procédures ou encore l’augmentation des capacités d’apprentissage. L’idée est qu’une bonne gouvernance de l’information n’est pas un passif qui coûte, mais un actif qui génère de la valeur et qui protège l’organisation qui la met en œuvre de façon durable.

 

La gouvernance de l’information comme indicateur de performance

La gouvernance de l’information devient ainsi un indicateur organisationnel de performance pour une institution, au même titre que la maîtrise de ses coûts ou de ses ressources. Consolider la maîtrise de son information est une responsabilité partagée de l’ensemble des acteurs institutionnels. Cette consolidation doit permettre à terme le développement d’une culture informationnelle forte.

 

Gérard Bagnoud – Directeur du service des Ressources Informationnelles et archives de l’Université de Lausanne – UNIRIS