Le mardi 27 janvier 2015, à Paris, l’association GouvInfo organisait la première journée dédié à la gouvernance de l’information avec un double atelier ILP. Il faut lire Atelier Interactif, Ludique et Pédagogique. Oui, en effet, fidèle à l’esprit de GouvInfo, l’association se veut être un lieu d’échanges, un espace de confiance entre acteurs issus d’horizons divers (éditeurs, intégrateurs, cabinets de conseil, institutions, entreprises, monde associatif) pour travailler sur la gouvernance de l’information en s’entraidant et en valorisant les meilleures pratiques ou best practices. Sujet à la fois hautement stratégique et d’actualité dans notre monde numérique d’aujourd’hui. GouvInfo est en quelques sorte le porte-parole de tout un réseau et d’une communauté  qui est en train de se construire sur un modèle économique durable et assez original.

Récemment membre et veilleur au niveau du réseau, je me suis rendu à cette journée ILP – IAI [1] Awards, il faut avouer, avec impatience, un peu de curiosité et plein de questions en tête. Est-ce que les présentations des initiatives nominées seront à la hauteur ?, comment se fera l’animation ? Comment vont être les interventions ? comment seront elles modérées si dérapage il y a ?. Et l’organisation, comment sera-elle ?

Et bien, voilà ce que j’ai ressenti en tant que nouveau membre et participant.

La journée a démarrée sur les chapeaux de roue. Dès 8h30, les chevilles ouvrières étaient sur le pont : Florent Dewas, Patrick Larcheveque, Isabelle Keraudren et bien sûr le fameux JPP (Jean-Pascal Perrein), tous étaient là pour accueillir les participants, installer l’ordinateur, la caméra, le matériel de projection et faire connaissance avec les anciens ou les nouveaux (comme moi) qui venaient pour la première fois.

La réunion a lieu à quelques mètres de la Porte d’Italie, dans les locaux de l‘EPITA – École d’ingénieurs pour l’Informatique et les techniques Avancées, qui forme des futurs diplômés réputés pour leur maîtrise des systèmes d’information. Lieu idéal pour traiter des questions à l’ordre du jour liées à l’information et à sa gouvernance. D’ailleurs, un grand merci à l’EPITA (Pascal Pages) et l’équipe SECURESPHERE (Marie Moin et Jean-Christophe Le Toquin) qui nous ont super bien accueilli.

Déroulement de la journée

La journée s’est déroulée en présence d’une trentaine de participants pour l’atelier du matin et d’un nombre équivalent pour l’atelier de l’après-midi. Il semblait y avoir un peu de tous les types d’entreprises (éditeurs de solutions de gouvernance d’information ou de sécurité, intégrateurs, cabinets de conseil, un conseil général,  secteur privé, indépendants, ..).

Après un mot de bienvenue de nos hôtes (EPITA et SECURE-SPHERE) et de l’organisateur GouvInfo IAI-Awards, Jean Pascal a donné la parole à un invité surprise, Maxime Dufay, élève ingénieur à l’EPITA et illusionniste de son état. Ce dernier a effectué plusieurs tours de magie en lien avec les thèmes de la journée (sécurité et confiance de l’information). Tous aussi impressionnants les uns que les autres : Jeu de mains (pour capter l’attention), tours de cartes (la confiance), tour d’écharpe (détournement d’attention), effet « Waou ! ». Ce premier temps a tout de suite permis d’entrer en matière et d’introduire, par le jeu et de façon ludique, le sujet sensible de la sécurité des SI et de la protection contre les fraudes et les cyberattaques !

Une introduction de GouvInfo a ensuite rappelé quelques grands principes concernant l’information et sa gouvernance :

• L’information est au centre de tout, de l’entreprise (c’est le pétrole du XXIème siècle comme on dit!)
• L’information c’est aussi des risques. Ils peuvent être positifs (des opportunités) ou négatifs (des vulnérabilités)
• L’information, c’est également des savoirs et des connaissances
• Mais l’information est complexe, elle a un cycle de vie, une multitude d’acteurs, d’expertises, de rôles,..

D’où l’importance de la gouvernance de cette information complexe diluée parmi une multitude de silos d’expertises (toutes importantes évidemment). Et la vision de GouvInfo dans tout cela me direz-vous ? la réponse donnée à cette question est de proposer des outils : un observatoire, des ateliers, des initiatives, un réseau collaboratif, les IAI- Awards. Bref, tout un écosystème pour construire des ponts entre les rôles et les expertises métiers.

Nous avons ensuite assisté aux présentations des six nominés (3 pour l’atelier du matin et 3 pour celui de l’après-midi). Les présentations étaient organisées sur la base de 4 pitch de 5 minutes chacun.

• Un sur la présentation du projet en appuyant sur le contexte, les enjeux.
• Un sur l’angle de vue « organisation » prenant en compte les personnes impliquées, les rôles, les processus et les structures.
• Un sur l’angle de vue « Usages » prenant en compte la culture et les comportements induits par ces usages.
• enfin un dernier point intégrant une vue globale de l’information dans toutes ses dimensions et tout au long de son cycle de vie.

En tout 20 minutes de présentation et 10 minutes de débat. Un temps strictement égal pour chacun des candidats (il y avait une minuterie qui faisant de très beaux driiiing !)

Les nominés du matin

Jannick Labatut a ouvert le bal pour présenter son initiative : un centre de ressources KM pour le conseil général de la Seine-saint-Denis (93). Le projet se veut une expérience pilote de transformation d’un service de documentation pour le mettre au cœur des projets de l’administration et des politiques publiques. A travers une démarche globale d’ingénierie documentaire, il devient une fonction support KM aux projets du département comme dans le cas d’une conduite de changement ou d’un plan de communication. Une vraie dynamique globale de changement impliquant plusieurs aspects : une bibliothèque numérique, une base de connaissance, des référentiels, des  outils partenaires et le cycle de vie avec pilotage de la GED.

Philippe Goutreau et Brice Sommacal du cabinet Accenture ont ensuite pris le relais pour présenter « Business-Driven Ontologies for Ontology-driven businesses ». Les porteurs de l’initiative partent d’un constat : en général, les projets PLM (Project Life Management) sont plus longs que prévu, plus chers et ont du mal à évoluer car ils sont généralement sous forme « documentaire », conçus en termes de « solutions » et non en termes de besoins. Pour pallier à cet écueil, ils proposent une ontologie [2] pour cartographier les métiers et les activités de l’entreprise en utilisant un glossaire commun (langage SKOS notamment). Ce projet se veut donc une démarche nouvelle et transverse pour aider à spécifier un Système d’Information grâce aux « onto-terminologies » et aux technologies du Web sémantique.

La 3ème initiative de l’atelier du matin a été présentée par Paul Lahmi de la société Snood. Un autre projet original puisqu’il allie identité numérique et fiabilité de l’information. Quelques aspects de ce projet véritablement innovant : tatouage des documents originaux par une clé d’authentification, le document original est stocké par le producteur dans un CFE[3] chez un tiers archiveur, le client reçoit une « copie de détention » authentifiée au moment de la transaction. Plus de possibilité de fraude puisque le document original ne circule plus !

Les nominés de l’après-midi

Après un bon repas partagé ensemble à la cafét (ambiance étudiante garantie), les présentations ont repris toujours dans le même esprit, par un jeu présenté par les élèves ingénieurs de l’EPITA (sur la parité homme / femme dans les métiers de l’informatique et du numérique).

En préambule, JPP nous a rappelé quelques chiffres sur le volume d’informations qui va circuler et qu’il va falloir capter et gérer dans les prochaines années (2020 : volume de données 44 Mds de GO qui double chaque année, 80 Mds d’objets connectés,..). Ensuite, les intervenants se sont succédé pour nous présenter leurs initiatives toutes encore aussi passionnantes les unes que les autres.

Delphine Mouchel de la DCNS a commencé par nous présenter la démarche « JEDI ». Il ne faut pas être geek pour deviner ce qui se cache derrière ce sigle « barbare » : J’Élabore, Décris, Insuffle. Le projet a pour objectif de mettre l’entreprise dans une dynamique de changement face aux enjeux de l’information en ciblant simultanément trois axes (l’organisation, les fondamentaux, les services & les outils) et trois publics (la direction générale, le management, les opérationnels). Cette initiative se veut une méthode pédagogique et progressive. Elle part d’une démarche d’archivage (existant en en 2011) pour évoluer vers une trajectoire : la gouvernance documentaire (2014), la protection de l’information (2015), la gouvernance des données (2016) pour arriver à la gouvernance de l’information (projet cible). Cette initiative m’a paru intéressante car elle insiste sur les capacités d’adaptation de l’humain, essentiel dans tout processus de changement.

Maurice Calvo de la société Ostendi a pris le relais pour présenter le projet « Osidoc ».Il s’agit d’une  solution qui gère un serveur web de formulaires dynamiques dédié au métier. En intégrant un module e-gov de génération de formulaires dynamiques, la solution fait de l’ingénierie de processus en permettant aux métiers de maîtriser leurs options de publication en ligne (pré-visualisation, matérialisation, dématérialisation,..). Elle gère deux modules (1 module rédacteur et 1 module auteur dédié aux métiers). Elle se veut simple d’utilisation, facilement intégrable au SI et source de gain de productivité.

Didier Plegat de la société Vedalis a terminé par nous présenter l’initiative « Social KM ». Le projet part de l’idée, que pour bien gouverner, il faut avoir des outils de pilotage pour pouvoir transformer le « stock » et le « flux » d’information en « connaissances » utilisables pour l’action. La solution « Social KM » propose de structurer des communautés de pratique, organiser les outils collaboratifs (distribution automatiques aux bonnes personnes, évaluation, monitoring et statistiques sur les usages), participer à la gestion des talents au sein de l’entreprise. Une communauté d’intérêts, c’est bien mais ça ne suffit pas (car il n’y a pas de pilotage). Dans la démarche « Social KM » de Vedalis, pour démultiplier le succès, mieux vaut adopter une stratégie du « nénuphar » et développer les communautés de pratique !

Conclusion

Pour résumer, cette édition 2015 des IAI-Awards de GouvInfo a été un franc succès. Merci aux anciens qui soutiennent et bravo aux organisateurs ! Rendez-vous au salon Documation – MIS qui aura lieu le 18 mars au CNIT pour connaître le nom des heureux gagnants !

[1]Information Autonome Intelligente

[2]Une modélisation du monde ou ensemble des concepts d’un domaine et de leurs relations

[3]Coffre Fort Électronique